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小さな会社のGドライブの活用

小さな会社のGoogleドライブの使い方

小さな会社のみなさま専門のITサポーターDeQitA(デキタ)の西尾です。

小さな会社のパソコン得意な経営者のみなさん。当たり前に知っている話ですし、具体的な設定の話やこまかな機能の話は出てきません、
ごごでは何となくパソコンは使っているけど…という、会社経営のみなさんにお送りするちょっとしたヒントです。

Google Drive(以下Gドライブ ) を始めとした各種のネットドライブサービスですが、 みなさんいろんなサービスを個人で使ってらっしゃる方は非常に多いですね。

個人事業・ひとり社長の会社ではすごく便利

これが少し進んで、 個人事業レベルだと本当に便利でパソコンで保管した文書が勝手にインターネットにアップされて スマホやiPadですぐに確認する事が出来ます。

目的に合わせて 設定や使うサービスを分けています。

  • 業務で、スタッフ間でと共有するもの
  • 経営者のみで使うもの
  • iPhoneでとった写真(個人的・仕事ごしゃまぜ)
  • 自分のメインパソコンのバックアップ

これらを 3つのサービスを組み合わせてネットドライブを使って
役割を分けています。
Gドライブ・AmazonDrive・OneDrive  】

自分のパソコンとスタッフが業務で使うパソコンは それぞれとなるGメールアドレスを使ってます。(当たりませデ須賀…)

会社としてメインで保持するGメールアカウントで管理する Gドライブを共有の形で事業で使うものを共有しています。

それぞれのパソコンに、Gドライブに付随する自動でインターネット保管されている、情報と自分のパソコンの情報に変更があれば最新に変更するソフトも常に働かせてます。簡単に設定するとすべてのファイルを常に対象という事になります。

管理するファイル数やサイズが少ない時はあまり気にしなくていいと思います。

パソコンをどんな環境で使うかによって、管理仕方は試行錯誤する事もあります。ある程度最初の予想では決まりますが使っている内に利用方法が変わる前提で、サービスの使い方も変えないといけません。

外部の現場でパソコンを使う事が多い時!

パソコンやネットワークに負荷を掛ける事になるので、
ずっと外部に持ち出して使っていて、モバイルルーターでインターネットに
接続してメールもろもろのチェックに使っているパソコン インターネットにアップされた「〇〇現場の動画」ファイルがリアルでコピーされる様な 使い方はあまりお勧めしません。
※普通に考えればやらないのですが、運用が当たり前になってくると思わずやって しまってたりします。

社外の方やお客様とのファイル共有は上手につかう。

また、沢山の写真や協力して作業を進める場合には ネットワークストレージを作業場所として共有します。

文書の編集も行う場合には、自分の相手の編集ソフトの環境やバージョンも少し気にした方がいいことも多いです。
それぞれのパソコンのWORDやEXCEL、POWERPOINTなどの編集ソフトを使う場合を使う時には 文書が崩れたり印刷も出力プリンターの影響もうけますので、気遣いが必要です。

ある程度「密」に連携ととっていくつもの仕事をこなす場合は
ChatWorkやSlackなどのツールもFacebookグル-プも併せて使うとこもできます、そこまで必要ない方でも、メールでは送りにくいものなんかは、

ファイルを共有を 一時的に公開して使う事で、便利に使えます。

社外の方とファイル共有をする場合【注意 】

いろいろと便利なWebでの文書活用のツールも、会社によっては利用に制限がかかってます。特に小さな会社でも、大きな企業グループの連結子会社だったりすると、制限が多くかかっていたりします。こちらの想定してない所だったりしても、先方からすると「情報漏洩」や「社内統制」「企業統治」というと事でグループ全体でリスクをみてます。そんな配慮もしながら必要な時には活用してみてください。